Um diese Frage beantworten zu können, sollte zunächst der Hintergrund des Events etwas durchleuchtet werden: Warum will eine Person, Firma oder Institution überhaupt einen Konferenz- oder Tagungssaal mieten?

Natürlich ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass ein Hotel mit 40 oder 50 Konferenz-Sälen genau das richtige Ambiente für die geplante Veranstaltung bieten kann, als eins mit zwei oder fünf. Neben den Räumlichkeiten gibt es aber auch noch eine Reihe anderer Faktoren, die für den Erfolg entscheidend sein können.

Das Thema und der Kontext sind enorm wichtig

Es ist nicht von der Hand zu weisen, dass Konferenzen, Tagungen oder Vorträge häufig in einem gewissen thematischen Kontext stehen. So ist es fraglich, ob die Vorstellung eines neuen Produktes im Bereich Pharma oder Medizin in einem Luxus-Hotel mit zig Konferenzräumen sinnvoller wäre, oder auf einer dreitägigen Mediziner-Tagung in einem Kongresszentrum. Wäre es einfacher, 100 Klinik-Chefs aus ihrem Alltagsgeschäft zu einem Vortrag in ein Hotel zu locken, oder auf einem Event anzusprechen, auf dem sie wahrscheinlich sowieso anwesend sind?

Benötigen Sie den Saal allerdings lediglich dazu, den Niederlassungsleitern einer Firmengruppe Firmenstrategien und Verkaufsziele für das nächste Geschäftsjahr vorzustellen, wird jedes beliebige Hotel mit einem entsprechend großen Saal in der Regel Ihren Ansprüchen gerecht.

Das Ambiente scheint wichtiger, als das Thema

In unserer modernen, digitalen Welt wird es immer schwieriger, Menschen zu Konzentration, aktiver Mitarbeit und Aufmerksamkeit zu animieren. Gerade Tagungen und Konferenzen in Hotels haben etwas sehr Eingefahrenes, besser Routinehaftes. Denken wir z. B. an Konzerte oder Ausstellungen jüngeren Datums, hat sich die Auswahl der entsprechenden Örtlichkeiten sehr stark verändert. Selbst alte Fabrikhallen oder Kraftwerke dienen heute als Ausführungsort. Gepaart mit einer künstlerischen Darbietung in einem entsprechenden Umfeld kann eine Veranstaltung nicht nur wesentlich attraktiver, sondern auch erfolgreicher werden.

Es sind also bei Weitem nicht nur die Räumlichkeiten oder die Flexibilität eines Hotels, sich an die Bedürfnisse einer Tagung oder Konferenz anpassen zu können, sondern das Geheimnis des Erfolges einer jeden Veranstaltung liegt in der Planung und der Organisation.